Tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp chỉ có ở sự kiện pro



Để tổ chức một sự kiện họp báo thành công bạn cần phải làm theo quy trình các bước như sau:

Chuyên tổ chức sự kiện họp báo cho các công ty

1.Bạn phải cần phải được cấp Giấy phép tổ chức sự kiện theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ bao gồm:

– Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện;
– Kế hoạch chương trình (mục đích, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, chương trình biểu diễn: ca sỹ, tác phẩm, tác giả, dự kiến ngày phúc khảo…).

– Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức;
– Hợp đồng giữa hai bên về việc tổ chức;
– Hợp đồng thuê địa điểm;
– Giấy công bố tiêu chuẩn, chất lượng hàng hóa sản phẩm (tùy sản phẩm)
– Giấy phép đăng ký kinh doanh của khách hàng và công ty tổ chức.

Chuyên tổ chức sự kiện họp báo cho các công ty

2. Xin tổ chức tổ chức sự kiện họp báo:

  • Đơn xin phép họp báo gồm: ( Mục đích, Thời gian, Địa điểm, Nội dung ), người thuyết trình, người chủ trì (Họ và tên, chức vụ), đối tượng khách mời.
  • Giấy phép hoạt động kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan tổ chức (bản sao có công chứng)
  • Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung họp báo (giấy phép biểu diễn, khuyến mãi…
  • Thời gian cấp: 1 ngày ( không kể ngày nghỉ).

Chuyên tổ chức sự kiện họp báo cho các công ty

3.Sau khi đã xin được đầy đủ giấy phép chúng ta tiến hành chuẩn bị thiết bị, nội dung cho buổi họp báo sắp tới.

a.Chuẩn bị nội dung.

Trước một hoặc hai ngày buổi họp báo, bạn xem trước các nội dung các bài viết chính dùng để phát ngôn chính trước báo giới, cần gặp gỡ trước những nhân vật có bài nói quan trọng trước báo giới, có thể đấy chính là lãnh đạo của bạn. Sẽ có thể chỉnh sửa lại nôi dung viết xa nội dung chính, tránh viết dài dòng không trọng tâm vào vấn đề.

b.Thảo luận với MC và người diễn thuyết.

Bạn nên thảo luận với người MC hoặc người diễn thuyết trước buổi họp báo về nội dung sẽ diễn ra trong buổi họp báo, để họ nắm bắt được tình hình diễn thuyết trước công chúng sao mạch lạc nhất. Với những bài viết quan trọng nên thảo luận với MC  chặt chẽ tránh sai sót khi phát ngôn. MC có thể làm giảm không khí căng thẳng của cuộc họp báo bằng nụ cười, tác phong nhẹ nhàng, lịch sự. Mọi cử chỉ vui nhộn, hài hước không nên diễn ra trước mặt báo giới

Sẽ có một số câu hỏi trong buổi họp báo, bạn cũng nên hương dẫn các nhân vật cách trả lời các câu hỏi khó khăn của báo giới khi họ trình bày bài phát biểu của mình, hoặc làm thế nào đê tháo gỡ các vấn đề gây tranh cãi.

c.Diễn tập

Họp báo là sự kiện quan trọng để bạn nâng cao hình ảnh công ty mình trong mắt báo giới. Do đó bạn cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trong tất cả mọi khâu. Diễn tập chính là lúc bạn phát hiện, dự phòng những bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo. Chẳng hạn như  MC đã làm đúng yêu cầu giới thiệu chưa, hệ thống âm thanh hoạt động có tốt không, ánh sáng có quá chói mắt người dự và phóng viên không, mọi thứ khi lên hình đã đạt yêu cầu chưa, hoặc thời gian phát tài liệu cho khách tham dự có chiếm nhiều quá hay không? 

d.Buổi họp báo chính thức

Tất cả thành viên trong ban tổ chức phải có mặt ít nhất trước một giờ đồng hồ khi buổi họp báo bắt đầu. Một lần nữa, bạn phải kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khau đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên. Buổi họp báo phải được bắt đầu đúng giờ, bất chấp có bao nhiêu người tham dự. Hãy vận dụng những tình huống bạn đã phòng bị sẵn ở khâu diễn tập để ứng phó cho buổi họp báo.Bạn cần lịch sự nhắc nhở phóng viên bởi một ai đó có thể đề nghị được nêu câu hỏi trong khi chưa đến thời gian cho phần hỏi đáp.

Khi nhiều phóng viên đặt nhiều câu hỏi dồn dập, để tránh lộn xộn, bạn cần sắp xếp thứ tự phù hợp: chẳng hạn như các phóng viên sẽ lần lượt tác nghiệp theo danh tính và tên cơ quan, theo vị trí chỗ ngồi…Kết thúc buổi họp báo, bạn hãy dành cho giới truyền thông những lời cảm ơn chân thành nhất, đồng thời bày tỏ mong muốn được tiếp tục đón tiếp họ trong những lần họp báo tiếp theo. Sau đó, bạn có thể yên tâm ra về và chờ xem TV buổi tối hoặc các báo ngày hôm sau, để có được những thông tin nóng hổi nhất về chính công ty của bạn.

Bạn có thể thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ A-Z về tất cả các thủ tục, nội dung sẽ được tư vấn kỹ lưỡng chuyên nghiệp mà không phải suy nghĩ nhiều. Sự kiện pro tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đã từng tổ chức nhiều sự kiện lớn tại Hà Nội và các tỉnh thành trong cả nước, nên bạn có thể yên tâm giao toàn bộ sân khấu cho sự kiện pro tổ chức sự kiện.

 

Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn, và nhận được ưu đãi tốt nhất về chi phí giá cả tổ chức sự kiện sắp tới của công ty bạn.

Hotline: Mr Hậu  0966.683.682

 

 

 

Có thể bạn quan tâm

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Fill out this field
Fill out this field
Vui lòng nhập địa chỉ email hợp lệ.
You need to agree with the terms to proceed

Menu
Gọi CSKH
Chat Zalo