Để tổ chức cho buổi sự kiện dự kiến của mình luôn diễn ra thành công tốt đẹp thì điều quan trọng nhất là phải biết cách lập kế hoạch kinh phí sự kiện. Nếu bạn không biết cách lên kế hoạch kinh phí cho một sự kiện trước khi tổ chức thì có thể bạn sẽ bị vướng mắc một số vấn đề về những chi phí khác phát sinh trong quá trình thực hiện mà không biết trước
Điều này sẽ làm cho một số công việc bị trì trệ không lường trước được kết quả, sẽ có nhiều thiếu sót đối với khách mời tham gia vào chương trình sự kiện của mình. Bạn sẽ bị mất đi vẻ đẹp trong mắt khách hàng, thể hiện sự thiếu chu đáo và không chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
Trong một sự kiện dù lớn hay nhỏ thì việc dự trù kinh phí trước khi tổ chức cũng là điều rất cần thiết, nó giúp bạn không bị mắc nhiều sai sót trong quá trình tổ chức sự kiện. Để làm tốt được điều đó bạn nên chuẩn bị kỹ một số điều này trước:
1.Bạn phải biết một sự kiện cần có những nội dung gì trong đó
Điều này khá quan trọng, nó giúp chúng ta định hình xem một sự kiện của chúng ta sẽ diễn ra như thế nào theo dự kiến. Qua nội dung các bước tổ chức một sự kiện bạn đã có thể phác thảo ra được một số chi phí chính sẽ phải chi trả.
2.Liệt kê thật chi tiết từng hạng mục
Việc liệt kê chi tiết sẽ giúp bạn có cái nhìn dễ dàng hơn về chi phí dù cần có. Bạn nên liệt kê số lượng cụ thể, những nhà cung cấp để biết chính xác giá cả cho từng hạng mục nếu bạn không chắc chắn về điều đó. Bạn sẽ biết được số lượng khách mời tham gia, bữa tiệc sẽ có số lượng cụ thể về chỗ ngồi, mâm cỗ là bao nhiêu…
3.Chi phí dự phòng
Sự kiện nào cũng vậy cũng đều xảy ra những chi phí phát sinh khác không mong muốn trong quá trình tổ chức. Lúc lập dự toán chi phí theo giá cả lúc lập dự toán, đến lúc thực hiện thì lại theo giá của thị trường lúc tổ chức sự kiện. Chính vì vậy, để tránh được những chi phí khác phát sinh, bạn nên lập thêm chi phí dự phòng là điều tốt nhất.
Bạn có thể nhờ một công ty chuyên tổ chức sự kiện tư vấn chi tiết về vấn đề này sẽ tốt hơn, nó giúp ích cho bạn nhiều trong quá trình lên kế hoạch kinh phí tổ chức sự kiện. Từ đó bạn có thể suy nghĩ hơn nếu có thể tự mình tổ chức hay thuê một đơn vị sự nghiệp tổ chức sự kiện cho mình từ A -> Z theo nội dung ý tưởng của mình.
Sự kiện Pro là một đơn vị chuyên tổ chức các sự kiện có uy tín tại Hà Nội, hoạt động được hơn 7 năm, cho đến nay sự kiện Pro đã tổ chức thành công trên 1500 sự kiện lớn nhỏ khắp Thủ đô Hà nội và các tỉnh thành. Đó là một thành quả to lớn đáng ghi nhận với chúng.
Để được tư vấn hộ trợ về tổ chức các sự kiện các bạn có thể xem chi tiết tại: sukienpro.vn
Hotline: 0422.454.833 – Mr Hậu: 0966.683.682
